VAPOS.info – Votre kiosque sur le cloud

Aujourd’hui, le kiosque signifie bien plus que la vente de confiseries, de tabac et de journaux. L’offre classique d’aliments, boissons, livres et loterie s’est enrichie d’un nombre croissant de services colis, financiers, numériques et autres. Le large éventail de produits et de services constitue un nouveau défi pour les petits points de vente très fréquentés. En 2017, Valora a donc décidé de recourir au cloud et a créé, avec VAPOS.info, une nouvelle plate-forme pour toute sa communication commerciale.

Valora exploite un réseau de plus de 2800 points de vente en Suisse, en Allemagne, en Autriche, au Luxembourg et en France. L’entreprise de vente au détail propose une riche gamme de produits et de services dans neuf formats de vente stratégiques. Un réseau aussi dense et diversifié requiert des processus efficaces et une communication orientée processus entre le siège, les points de vente (en anglais: Point of Sales, POS) et les partenaires externes.

De nombreux processus, de nombreuses voies

Le large éventail de produits et de services permet à Valora de répondre à de nombreux besoins de ses segments de clientèle dans les POS de petite surface. Parallèlement, une telle offre implique un effort important en termes de communication et de collaboration dans le déroulement des processus commerciaux. Pour les employés, cela représente un certain nombre de défis, comme le montre la multitude d’outils utilisés par exemple dans un k kiosk jusqu’à présent:

Des adresses e-mail commerciales et privées ainsi que des messages transmis depuis des appareils mobiles étaient utilisés pour les contacts avec le siège et les partenaires externes. Ces processus n’étaient pas standardisés.
Pour la distribution, les achats et la livraison, on recourait à un progiciel de gestion intégré (ERP).
Le système de caisse et la facturation faisaient appel à un autre système.
Sur l’intranet, les employés trouvaient des informations sur les nouveaux produits et les nouvelles bases de travail.
Sur l’extranet, les employés mettaient des informations à la disposition des partenaires externes.
Tous les documents étaient classés et archivés dans un système séparé. Certains formulaires étaient remplis à la main et conservés dans des classeurs et dans les archives.

«Pour nos activités de vente, nous utilisions sept applications de communication et de collaboration différentes. La coordination des informations représentait un énorme défi pour les collaborateurs des POS et du siège.»
Roberto Fedele, CIO du groupe Valora

La multitude d’outils différents compliquait le quotidien des employés, et augmentait le risque d’erreurs dans les processus commerciaux. Les responsables chez Valora ont donc pris la décision d’étudier de nouvelles pistes avec des technologies modernes pour assurer la flexibilité et la compétitivité du groupe à long terme. Après une phase de clarification intensive, une solution de cloud a été adoptée. La plate-forme de cloud G Suite de Google s’est avérée la plus convaincante.

Avec Google, Valora a misé sur un partenaire habitué à traiter et à structurer de grandes quantités de données. Par ailleurs, ce prestataire international peut garantir un taux de disponibilité très élevé et est à la pointe en matière de sécurité informatique. Pour répondre aux exigences spécifiques de Valora, Google travaille avec le partenaire informatique Wabion. VAPOS.info peut être utilisé à partir de n’importe quel ordinateur ou périphérique mobile disposant d’un accès à Internet et d’un navigateur. Le système simplifie et standardise la communication, les processus commerciaux et la gestion des documents dans une seule application.

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Comment fonctionne le nouveau système de cloud au quotidien

VAPOS.info simplifie considérablement le quotidien des collaborateurs, car tous les processus mentionnés plus haut peuvent à présent être pilotés à partir d’une seule application. La clé réside dans une communication structurée. Toutes les activités commerciales peuvent être menées dans VAPOS.info via des modèles définis suivant les différentes fonctions. Le système garantit que les informations sont transmises au service compétent via les canaux adéquats.

Grâce à un stockage des données centralisé, tous les POS ont accès aux documents dont ils ont besoin, et peuvent les traiter en commun si nécessaire. Différents comptes déterminent qui est habilité à travailler sur quels documents. Si une nouvelle promotion démarre chez k kiosk, les étiquettes, affiches ou annonces peuvent être mises à la disposition de tous les POS ou, de manière ciblée, des POS concernés, via ce stockage. Les POS peuvent à leur tour trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin. La «bibliothèque POS» est structurée par thèmes et dispose d’une fonction de recherche permettant de trouver rapidement les informations recherchées.

Digital, cloud, Google Cloud, VAPOS.info, Engadine — L’interface VAPOS.info est claire et permet un accès rapide aux applications clés.

Chaque point de vente possède une adresse e-mail pour la communication non structurée. Les POS peuvent ainsi coordonner les clarifications externes avec les fournisseurs, par exemple. A cela s’ajoute une fonction de chat permettant aux points de vente d’échanger sur d’autres thématiques. Si, jusqu’à présent, une concertation téléphonique entre différents POS était nécessaire pour le déplacement de marchandises, par exemple, il est maintenant possible d’atteindre simultanément tous les points de vente souhaités par le biais du chat.

«Le kiosque de l’avenir»

VAPOS.info standardise les processus de distribution du groupe Valora via une solution unique convenant à tous les formats de vente et facilite ainsi le travail des collaborateurs. En 2017, après une phase test de six mois, Valora a donc déployé VAPOS.info dans les plus de 1000 filiales de vente au détail suisses. Le fonctionnement depuis le cloud et la grande disponibilité simplifient le processus d’installation. Des centaines de filiales ont pu ainsi être connectées en très peu de temps par Plug-and-Play. Parallèlement à des développements ultérieurs, Valora envisage d’étendre encore l’utilisation de VAPOS.info en Suisse et également à l’échelle internationale.

«VAPOS.info est une plate-forme allégée et focalisée qui améliore l’efficacité et l’efficience de nos processus commerciaux. Le kiosque dans le cloud est le kiosque de l’avenir.»
Roberto Fedele, CIO du groupe Valora