VAPOS.info – Ihr Kiosk in der Cloud

Der Kiosk steht heute für weit mehr als «Süsswaren, Tabak und Zeitschriften». Das klassische Angebot von Food, Getränken, Büchern und Glücksspiel umfasst auch eine wachsende Vielzahl an Services für Pakete, Finanzdienstleistungen, digitale Services und vieles mehr. Die breite Palette an Produkten und Dienstleistungen stellt die kleinflächigen hochfrequentierten Verkaufsstellen zunehmend vor neue Herausforderungen. Deshalb hat sich Valora 2017 für den Schritt in die Cloud entschieden und mit VAPOS.info eine neue Plattform für die gesamte Vertriebskommunikation geschaffen.

Valora betreibt ein Netzwerk mit über 2‘800 Verkaufsstellen in der Schweiz, in Deutschland, Österreich, Luxemburg und Frankreich. Dabei unterhält das Retail-Unternehmen ein breites Angebot an Produkten und Services in neun strategischen Verkaufsformaten. Bei einem solch dichten und breit gefächerten Netzwerk sind effiziente Prozesse und eine prozessorientierte Kommunikation zwischen der Geschäftsstelle, den Verkaufsstellen (englisch: Point of Sales, POS) und externen Partnern essenziell.

Viele Prozesse, viele Wege

Die breite Palette an Produkten und Services erlauben es Valora, in kleinflächigen POS zahlreiche Bedürfnisse ihrer Kundengruppen zu erfüllen. Gleichzeitig ist ein solches Angebot mit einem grossen Kommunikations- und Kollaborationsaufwand bei der Abwicklung der Geschäftsprozesse verbunden. Dass dies für die Angestellten Herausforderungen mit sich bringt, zeigt die Vielfalt der Tools, die beispielsweise in einem k kiosk bis anhin verwendet wurden:

Für den Kontakt mit der Geschäftsstelle und externen Partnern wurden geschäftliche und private E-Mail-Adressen und Textnachrichten von mobilen Geräten verwendet. Dabei fehlte eine Standardisierung.
Für die Steuerung des Vertriebs, den Einkauf und die Lieferung stand eine Enterprise Resource Planning-Lösung (ERP) zur Verfügung.
Das Kassensystem und die Abrechnung erfolgten über ein weiteres System.
Im Intranet fanden Angestellte Informationen zu neuen Produkten und Arbeitsgrundlagen.
Im Extranet stellten die Angestellten Informationen für die externen Partner bereit.
Auf einem separaten Ablagesystem wurden sämtliche Dokumente geordnet und abgelegt. Einige Formulare wurden von Hand ausgefüllt und entsprechend in Ordnern und Archiven versorgt.

«Für unsere Verkaufstätigkeiten haben wir sieben verschiedene Anwendungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit eingesetzt. Die Koordination der Informationen war für die Mitarbeitenden in den POS und auf der Geschäftsstelle eine enorme Herausforderung.»
Roberto Fedele, CIO der Valora Gruppe

Die Vielzahl an unterschiedlichen Tools erschwerte den Alltag der Angestellten und erhöhte die Fehleranfälligkeit in den Geschäftsabläufen. Aus diesen Gründen entschieden sich die Verantwortlichen bei Valora, neue Wege mit modernen Technologien zu prüfen, um langfristig agil und konkurrenzfähig zu bleiben. Nach intensiven Abklärungen entschied man sich für eine Lösung aus der Cloud. Am meisten überzeugt hat dabei die Cloud-Plattform G-Suite von Google.

Mit Google setzte Valora dabei auf einen Partner, der es gewohnt ist, mit grossen Datenmengen umzugehen und diese zu strukturieren. Ausserdem kann der internationale Anbieter einen hochverfügbaren Betrieb garantieren und ist hinsichtlich der IT-Sicherheit auf dem neusten Stand. Zur Umsetzung der Valora spezifischen Anforderungen wurde Wabion als IT-Partner herangezogen. VAPOS.info ist von jedem Computer und jedem mobilen Endgerät mit Internet und Browser aufrufbar. Das System vereinfacht und standardisiert Kommunikation, Geschäftsabläufe und Dokumentenverwaltung in einer einzigen Anwendung.

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So funktioniert das neue Cloud-System im Geschäftsalltag

Mit VAPOS.info vereinfacht sich der Arbeitsalltag für die Mitarbeitenden enorm, denn sämtliche oben genannten Prozesse können neu mit einer Anwendung gesteuert werden. Der Schlüssel liegt dabei in der strukturierten Kommunikation. Sämtliche Geschäftstätigkeiten können in VAPOS.info über vorgegebene Vorlagen entsprechend ihrer Funktion abgewickelt werden. So stellt das System sicher, dass die Informationen die richtigen Stellen über die passenden Kanäle erreichen.

Eine zentrale Datenablage stellt sicher, dass alle POS Zugriff auf die benötigten Dokumente haben und diese falls nötig gemeinsam bearbeiten können. Dabei legen unterschiedliche Accounts fest, wer die Erlaubnis für welche Dokumente hat. Wenn beispielsweise bei k kiosk eine neue Promotion anläuft, können die entsprechenden Etiketten, Poster oder Anzeigen über diese Ablage für alle oder gezielt für die betroffenen POS freigeben werden. Umgekehrt ist es für die POS einfacher geworden, die Informationen zu finden, die Sie benötigen. Die «POS-Bibliothek» ist strukturiert nach Themen und verfügt über eine Suchfunktion, um die gewünschten Informationen rasch zu finden.

Die Oberfläche von VAPOS.info ist übersichtlich und erlaubt den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Anwendungen.

Für die unstrukturierte Kommunikation hat jede Verkaufsstelle eine E-Mail-Adresse. Damit können POS beispielsweise externe Abklärungen mit Lieferanten koordinieren. Hinzu kommt eine Chat-Funktion, mit dem sich Verkaufsstellen zu weiteren Themen austauschen können. War etwa bei der Verschiebung von Waren bisher eine Telefonabsprache zwischen einzelnen POS nötig, so ist es nun möglich über den Chat alle gewünschten Verkaufsstellen gleichzeitig zu erreichen.

«Der Kiosk der Zukunft»

VAPOS.info standardisiert Vertriebsprozesse der Valora Gruppe über die verschiedenen Verkaufsformate hinweg und erleichtert so die Arbeit der Mitarbeitenden. Nach einer sechsmonatigen Testphase hat Valora VAPOS.info deshalb 2017 in den über 1‘000 Schweizer Retail-Filialen ausgerollt. Der Betrieb aus der Cloud und die hohe Verfügbarkeit vereinfachen den Installationsprozess. So konnten innert kurzer Zeit hunderte Filialen per Plug-and-Play neu verbunden werden. Neben der Weiterentwicklung plant Valora, VAPOS.info weiter zu expandieren und international auszurollen.

«VAPOS.info ist eine schlanke und fokussierte Plattform, die unsere Geschäftsprozesse effizienter und effektiver macht. Der Kiosk in der Cloud ist der Kiosk der Zukunft.»
Roberto Fedele, CIO der Valora Gruppe